Gérer l’absentéisme fait partie des tâches quotidiennes du manager opérationnel. L’absence d’un salarié peut avoir de lourdes conséquences sur l’organisation du travail surtout lorsque celle-ci concerne un poste clé dans votre équipe.
Comment gérer l’absentéisme?
Bien connaître les compétences de son équipe
Une absence est généralement non programmée, c’est pourquoi le manager opérationnel doit connaître les compétences de ses collaborateurs afin de réagir et s’adapter au manque de main d’œuvre occasionnel.
Une méconnaissance des qualifications et des compétences de ses collaborateurs peut être un handicap majeur dans ses actions. Le manager opérationnel doit avoir une maîtrise totale des capacités de chacune des forces de son effectif. Une absence peut être palliée provisoirement en adaptant les tâches d’une équipe de travail, mais cela doit bien entendu rester du provisoire.
Bien connaître les compétences de chaque salarié, est un gage d’adaptation et de respect des objectifs dans les règles et procédures de travail.
Développer la poly-compétence des salariés
Nul besoin de faire de calculs à formules complexes, lorsqu’une personne est absente dans l’entreprise, c’est égal à moins 1! à 8h de travail qui devra être répercuté sur d’autres salariés ou alors 8h de non réalisation.
Est-ce la bonne solution que de distribuer le travail d’une personne absente à l’ensemble de son équipe ? On peut se dire que dans certains cas il semble impossible de faire autrement, mais « impossible » ne fait pas partie du vocabulaire du management opérationnel. Donc agir de la sorte est une manière de tester les valeurs productives de son équipe et de tenir ses engagements envers des clients qui n’accepteraient pas l’excuse d’être livrer avec retard à cause de vos soucis d’organisations.
Dans les entreprises à faible effectif, le manager opérationnel agit en fonction de ses moyens, et parfois il doit mettre en place une organisation provisoire pour honorer son planning. Le développement de la polyvalence et des compétences est un atout considérable pour le manager opérationnel, en effet, cela constitue une arme de secours pour s’adapter en cas d’absentéisme.
Exemple d’une organisation managériale: gérer l’absentéisme dans un petit centre commercial
Mr Dupont magasinier dans un petit centre commercial est absent sans avoir prévenu. Son manager doit faire sans lui et doit mettre en place une organisation pour réceptionner et stocker les nouveaux produits livrés.
Le manager a formé 2 personnes dans son effectif au poste de magasinier, ainsi il peut affecter une de ces 2 personnes au poste de magasinier. Oui mais cela signifie que l’on va déshabiller une autre fonction ? C’est tout à fait vrai, mais Mme Durand qui remplacera Mr Dupont est habituellement chargée d’approvisionner les rayons avec Mme Dupuis. Mme Durand va prendre en charge les réceptions des marchandises et traiter en priorité les besoins des rayons où il manque des produits. Mme Dupuis sera quant à elle responsable de communiquer les besoins précis et urgents.
Cet exemple d’organisation aura le mérite de traiter les urgences et donc de ne pas mettre en péril l’organisation totale d’une méthodologie de travail. Dans ce cas, c’est comme si l’on remettait au lendemain le traitement d’un dossier. On a prouvé que la polyvalence permettait de ne pas arrêter totalement une activité et on dédouble un poste de travail. Le résultat est dans la priorité. Pour aller plus loin dans cet exemple on aurait pu imaginer que le manager aurait donner des indications liées à la nature des produits: stockage impératif des denrées périssables, produits surgelés et frais. Mme Durand a suivie ces recommandations et a donc procéder comme tel, en laissant sur le quai de réception des marchandises telles que des conserves et des salons de jardin.
Pourquoi le manager a procédé à la formation d’un magasinier? Son choix étant simple, certain poste comme celui de magasinier sont des postes qui peuvent coûter cher si il y a absence. Ne pas former un magasinier et lui confier les clés d’un engin motorisé comme un chariot élévateur, peut avoir des conséquences dramatiques et coûteuses pour l’entreprise. Un accident du travail d’un salarié ne possédant pas le permis cariste, c’est une faute très lourde pour le manager opérationnel.
La polyvalence du personnel, la poly-compétence sont donc des outils de management qui peuvent solutionner des situations d’urgence en termes d’absentéisme. Des actions de ce type ne doivent en aucun cas êtres utilisées de façon durable.
Déceler les signes facteurs d’absentéisme
Communiquer avec ses collaborateurs, prendre connaissance de ce qui les interpellent dans leur quotidien professionnel est un bon moyen de déceler les signes qui sont facteurs d’absentéisme. Des entretiens réguliers, du dialogue et de la présence sur le terrain, est une des priorités du manager si il veut anticiper des risques d’absence. Bien connaître son équipe, les habitudes de celle-ci permet de recueillir des informations sans avoir besoin d’en demander.
Un manager à l’écoute est un manager qui apprend beaucoup sur la motivation de ses collaborateurs. Des collaborateurs en phase de se laisser prendre au jeu de la confidence par une confiance et donc une réelle croyance aux échanges avec sa hiérarchie. Le manager en étant à l’écoute de ses collaborateurs est à même d’éviter des absences pré-programmées.
A qui n’est il pas arriver d’envisager de s’absenter à cause d’un grand ras-le-bol ou d’une grosse fatigue? Être à l’écoute peut éviter la passage à l’acte. En effet, le dialogue peut non seulement déceler des risques d’absences mais peut les éviter.
Mr Dupont, je constate que vous n’êtes pas en grande forme
En effet, je suis fatigué, je ne sais pas si je vais pas tomber malade, car je n’en peux plus de ces journées de travail difficiles.
Il est vrai que l’activité est très soutenue en ce moment, et je vous remercie de répondre présent à nos demandes productives et de produire un travail de qualité. Je suis conscient que vous pouvez être las. Si vous le souhaitez je peux vous mettre en RTT la semaine prochaine?
Le salarié si il avait envisagé de ne pas venir travailler, revoit ses idées suite à l’intérêt que vous lui porté. Et donc son absence n’est plus un imprévu pour le manager, car il va prévoir un remplacement qui ne remettra pas en cause le fonctionnement de son équipe.
Analyser le taux d’absentéisme
Si le taux d’absentéisme d’une entreprise est élevée, alors il faut chercher pourquoi! Identifier les causes d’absentéisme dans l’entreprise c’est prévoir et s’adapter plus facilement.Ainsi le manager opérationnel doit analyser les taux d’absentéisme en collaboration avec le services des ressources humaines et avec ses propres statistiques.
En suivant l’absentéisme, il pourra ainsi prendre compte d’absences répétées à des dates précises. Tous les salariés ne justifient pas leurs absences, dans tous les cas c’est souvent justifié par de fausses raisons. Ainsi Mr Dupont est souvent absent et cela le même jour de la semaine. Il se trouve que Mr Dupont ne souhaite pas parler de la cause réelle de son absence, car une fois par mois il se rend au centre pénitencier pour voir son frère. Donc à chaque fois il indique une fausse excuse. Certes le manager ne peut pas obtenir de réponses sur les absences, mais il peut faire laisser sous-entendre à son collaborateur que ses absences sont en quelques sortes programmées. En conséquence, une solution pour éradiquer cela pourrait être entrevue, ceci pour le bien de l’équipe et pour ne pas être contraint à devoir procéder à des sanctions. Mais attention, la prudence doit être de mise lorsque l’on prononce des mots en rapport avec la sanction car cela pourrait vous rendre coupable d’avoir provoqué une absence! Une personne fatiguée moralement et psychologiquement peut parfaitement tomber en dépression et cela de votre faute. En la menaçant de sanction vous agissez comme un déclencheur qui motive la nécessité de s’absenter.
Le manager n’a pas besoin de connaître la raison de l’absence, il doit juste essayer de trouver des solutions pour réduire les sources d’absentéisme.
Le taux d’absentéisme varie en fonction des mois, et c’est pour cela que le manager opérationnel doit s’adapter et être compétent pour anticiper des absences. Une équipe majoritairement constituée de personnel féminin peut être source d’absences le jour de la rentrée des classes. Un salarié qui joue au foot le weekend, peut être absent le lundi…
Le manager doit également éliminer les risques pour réduire l’absentéisme: qui dit absentéisme dit également accident du travail ou maladies professionnelles.
Un salarié qui travaille en plein courant d’air à cause d’une fenêtre qui ne se ferme plus peut être victime d’un mal de dos. Un lieu de travail mal rangé peut provoquer la chute d’un employé et donc être le résultat d’un accident de travail.
Le manager opérationnel doit prendre en considération les risques et mettre en place des actions d’améliorations visant à maintenir de bonnes conditions de travail dans l’intérêt d’avoir un taux de présentéisme optimal! Des actions comme les 5S sont très performantes pour réduire les accidents dans les industries.
Revoir sa politique de communication et plutôt que de parler de taux d’absentéisme, mettre en avant le taux de présentéisme. Mettre en valeur le positif!
Gérer l’absentéisme ne s’improvise pas, mais l’anticiper est possible dans de nombreux cas. Le manager opérationnel doit dans ses actions de management prendre en compte un ensemble d’éléments qui sera pour lui un indicateur utile dans sa gestion d’effectif au quotidien.
L’absentéisme est souvent mal géré car il n’est pas intégré dans les schémas managériaux et pourtant en tenant compte des risques d’absentéisme, le manager développe une politique de gestion qui conduit à anticiper et à s’adapter à des situations qui mettent à mal de nombreuses entreprises lorsqu’elles sont confrontées à des absences.
Pensez-vous que le manager peut être responsable du taux d’absentéisme, si oui pourquoi?
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